YÖNETİCİ SINAVLARINA HAZIRLIK SİTESİ
   
 
  RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
 
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK
 
 
 
 
 
a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belge,
b) Resmî belge: Yukarıdaki amaçla oluşturan, gönderilen veya saklanan  belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
c) Resmî bilgi: Metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturulan, gönderilen veya saklanan bilgi,
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri,
e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belge,
f) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h) Güvenli elektronik imza: Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imza,
                                     İKİNCİ BÖLÜM
Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi
Resmî yazışma ortamları ve güvenlik
    Yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
    Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
         Her kurum, elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır.
Nüsha sayısı
 Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belge boyutu
 Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.
 
Yazı tipi ve karakter boyutu
     Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Resmî Yazıların Bölümleri
Başlık
       Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür.
       Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
         İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).
 
T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
Sincan Ticaret Meslek ve Anadolu Ticaret Meslek Lisesi
Sayı ve evrak kayıt numarası
Madde 10 —Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir.başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.
Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).
 
 
Tarih
 Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.
ÖRNEK:
Sayı: B.08.0.PGM.0.23.01.09-134-510/45500                                                         15/04/2007
Konu
 Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
ÖRNEK:
T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
Sincan Ticaret Meslek ve Anadolu Ticaret Meslek Lisesi
 
Sayı: B.08.0.PGM.0.23.01.09-134-510/45500                                                         15/04/2007
Konu:……………………………….
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gönderilen Makam
    Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).
 
 
İlgi
    İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.
İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. (Örnek: 4).
ÖRNEKLER:

 İlgi:       a)Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün 03/01/1992 tarihli ve                                                                                    B: 02.0.PPG.0.12-383-02084 sayılı genelgesi
b) 14/07/1965 tarihli ve 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi
              c) Başbakanlığın 05/01/1994 tarihli ve 0204 referans No’lu faksı
Metin
 Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.
Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
    Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır(Örnek: 5-A,).. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 5-b,)..
 
    
 Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.
   Metin içinde sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
 Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.",
Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.
İmza
 Metnin bitiminden boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).
Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D'de olduğu biçimde düzenlenir.
 
 
 
 
Onay
 Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
      Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı  alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A).
OLUR
....../...../.....
 
(İmza)
 
Adı SOYADI
                                                                                     Ünvanı
 
 
                 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır örnek: 7-B).
 

 
 
 
Ekler
 Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı";  bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır (Örnek: .
 
 
Dağıtım
 Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır (Örnek: 9-A, B).
 
 
Paraf
 Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10).
 
 
Koordinasyon
 Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).
 
 
Adres
Madde 22 — Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).
 
Gizli yazılar
 Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir (Örnek: 5-A, B).
İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı
 Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B).
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
 
 
Sayfa numarası
 Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).
Aslına uygunluk onayı
 Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM – YAZI GÖNDERME VE ALMA ESNASINDA YAPILACAKLAR
Kayıt kaşesi
 — Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.
Yazıların gönderilmesi
Madde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
"Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınması
 "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.
 
 
 
 
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
Sincan İMKB Ticaret Meslek ve Anadolu Ticaret Meslek Lisesi
 
İki Satır Aralığı
                                                                                                                                             İVEDİ
Sayı     : ……………………                                                                        …./…/2006
 
Konu   : ……………………
            ………….
 
İki- Dört  Satır Aralığı
 İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE
İki Satır Aralığı
 
İlgi :a) Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün 03/01/1992 tarihli ve                                                                     B: 02.0.PPG.0.12-383-02084 sayılı genelgesi
               b) Başbakanlığın 05/01/1994 tarihli ve 0204 referans No’lu faksı
             
İki Satır Aralığı
 
            ……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
………………………………………..
            ……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
…………………………….
İki- Dört  Satır Aralığı
 
(İmza)
Adı Soyadı
Başbakan a.
Müsteşar
 
Uygun  Satır Aralığı
 
EKLER           :
1-     Yazı Örneği ( …. sayfa)
2-     Yönetmelik (….. sayfa)
Uygun  Satır Aralığı
 
DAĞITIM:
Gereği:                                                            Bilgi:
…………………………                                                     ……………….
…………………………                                                     ……………….
GİZLİLİK DERECESİ
Meşrutiyet Cad. 24/5-6 Yenişehir 06640 ANKARA                   Ayrıntılı bilgi için irtibat : H.KARA  Uzman
Telefon : (0 312) 419 97 26 Faks : (0 312 ) 418 81 90
e-posta : idare@basbakanlik.gov.tr            Elektronik Ağ : www.basbakanlik.gov.tr

 

Başlamadan Başaramazsın!
 
Reklam
 
EN GÜNCEL HABERLER
 
ONLİNE
 
online
 
Bugün 5 ziyaretçi (37 klik) kişi burdaydı!
=> Sen de ücretsiz bir internet sitesi kurmak ister misin? O zaman burayı tıkla! <=